Ordnungsgemäße Kassenführung – Achtung: Umrüstungsfrist zum 31.12.2016 beachten: Besser eine offene Ladenkasse nutzen als eine unzulässige Registrierkasse

Kassenführung als Prüfungsfeld der Betriebsprüfung bei bargeldintensiven Betrieben – Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung beachten! – Gesetzentwurf „zum Schutz vor Manipulationen an Kassen“ ab 01.01.2020

Das Thema „Ordnungsgemäße Kassenführung“ spielt bei der Prüfung von Betrieben durch das Finanzamt eine immer größere Rolle. Insbesondere Betriebe mit einem, gemessen an den Gesamteinnahmen, hohen Bareinnahmenanteil stellen aus Sicht der Finanzverwaltung „Hochrisikobetriebe“ dar, denn gerade bei solchen Betrieben bestehe die große Gefahr, dass nicht alle Einnahmen erfasst und versteuert werden. Besonders betroffen sind hier beispielsweise die Gastronomie, Apotheken, Tankstellen, Bäcker und Metzgereien sowie Handwerksbetriebe, das Taxigewerbe und der Einzelhandel.

Hinweis
Bereits im Oktober 2015 haben wir in unserem Artikel (per Suchfunktion abrufbar unter Aktuell) die anstehenden Verschärfungen besprochen. Aufgrund der Komplexität des Themas können wir aber nur einige wichtige Punkte aufgreifen und die Problematik aufzeigen. Eine umfassende Darstellung ist in diesem Rahmen nicht möglich. Interessierte Leser können sich zur Vertiefung des Themas gerne an uns wenden.

Bargeldintensive Betriebe werden gründlich von der Finanzverwaltung geprüft, wobei in immer stärkerem Maße neue Prüfungsmethoden aus dem Bereich der digitalen Datenanalyse eingesetzt werden. Speziell geschulte Kassenprüfer sind mit der Kassentechnik bestens vertraut und decken Ungereimtheiten rigoros auf. Die Wirkungen für den geprüften Betrieb können verheerend sein. Durch Hinzuschätzungen des Betriebsprüfers bei den Umsätzen und den Gewinnen kann es zu umfangreichen Steuernachforderungen und auch zur Einleitung von Steuerstrafverfahren kommen.

Nur durch eine ordnungsgemäße Kassen- und Kassenbuchführung können solche Unannehmlichkeiten vermieden werden.

Elektronische Registrierkassen und PC-Kassensysteme

In der Praxis werden heute meist elektronische Registrierkassen und PC-Kassensysteme eingesetzt. Sofern das genutzte Kassensystem keine Journalfunktion aufweist und auch keine Nachrüstung möglich ist, darf es nur noch bis 31.12.2016 verwendet werden.

Ab dem 01.01.2017 muss ein elektronisches Kassenjournal vorhanden sein, das nicht gelöscht werden kann und dem Betriebsprüfer jederzeit vorlegbar sein muss. Eine weitere Verschärfung erfolgt laut Gesetzentwurf ab dem 01.01.2020 „zum Schutz vor Manipulationen an Kassen“.

Ist die Anschaffung von Kassensystemen geplant, müssen Sie unbedingt auf die Vereinbarkeit des Systems mit den Anforderungen ab 2017 bzw. (soweit bereits ersichtlich) ab 2020 achten. Leider schüren einige Verkäufer von Kassensystemen hierbei Angst und versuchen, die Situation auszunutzen. Wenden Sie sich auf jeden Fall nur an seriöse Unternehmen.

Oder Sie verzichten zukünftig (bzw. auch weiterhin) auf den Erwerb eines (neuen) Kassensystems und verwenden eine offene Ladenkasse.

Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse (auch Schubladenkasse genannt) wird ohne technische Unterstützung geführt. Die Kasseneinnahmen eines Tages werden mithilfe eines fortlaufend nummerierten Kassenberichts durch Rückrechnung aus dem gezählten Kassenbestand ermittelt. Die Zählung erfolgt nach Geschäftsschluss. Der tägliche Zählnachweis sollte unter Angabe von Datum und Uhrzeit unterschrieben werden.

Offene Ladenkassen sind sowohl über den 31.12.2016 hinaus als auch nach dem Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an Kassen weiterhin zulässig. Sie stellen die deutlich günstigere Alternative zum Erwerb eines geeigneten Registrierkassensystems dar, müssen aber akribisch geführt werden, um den mittlerweile latent unterstellten Manipulationsvorwurf des Betriebsprüfers zu entkräften.

Kassen-Nachschau

Ab 2020 müssen sich die Steuerpflichtigen auf Überprüfungen der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung einstellen (sogenannte Kassen-Nachschau). Prüfer des Finanzamtes dürfen ohne Vorankündigung die Geschäftsräume betreten und u.a. die Vorlage der Kassenunterlagen bzw. die Übermittlung der elektronischen Daten des Kassensystems verlangen. (Achtung: Im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau können Prüfer aber auch bereits heute Einsicht in die Kassenführung nehmen.)

Dringende Empfehlung

Egal ob nun mit offener Ladenkasse oder einem elektronischen Registrierkassensystem: Sie müssen Ihre Einnahmen und die Kalkulation ständig im Blick behalten und hinsichtlich Abweichungen zu Vormonats- oder Vorjahreszahlen überprüfen – etwaige Abweichungen und deren Ursachen müssen zeitnah geklärt werden, um Diskussionen und Hinzuschätzungen durch das Finanzamt zu vermeiden. Ganz abgesehen davon, dass sich kein Unternehmer nicht nachvollziehbare „verschwundene“ Einnahmen leisten kann – die Gründe hierfür (etwa manipulierende Mitarbeiter, unbeabsichtigte Bedienungsfehler etc.) führen unmittelbar zu wirtschaftlichen Verlusten.

(Rechtsgrundlagen: BMF-Schreiben vom 26.11.2010, Bundessteuerblatt Teil I 2010, S. 1342, BMF-Schreiben vom 09.01.1996, Bundessteuerblatt Teil I 1996, S. 34, BFH-Urteil vom 25.03.2015 – X R 20/13, veröffentlicht am 22.07.2015, § 147 AO)

Veröffentlicht im Oktober 2016