Ordnungsgemäße Kassenführung – So vermeiden Sie Ärger mit der Finanzverwaltung

Kassenführung als Prüfungsfeld der Betriebsprüfung bei bargeldintensiven Betrieben – Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung beachten!

Das Thema „Ordnungsgemäße Kassenführung“ spielt bei der Prüfung von Betrieben durch das Finanzamt eine immer größere Rolle. Insbesondere Betriebe mit einem, gemessen an den Gesamteinnahmen, hohen Bareinnahmenanteil stellen aus Sicht der Finanzverwaltung „Hochrisikobetriebe“ dar, denn gerade bei solchen Betrieben bestehe die große Gefahr, dass nicht alle Einnahmen erfasst und versteuert werden. Besonders betroffen sind hier beispielsweise die Gastronomie, Apotheken, Tankstellen, Bäcker und Metzgereien sowie Handwerksbetriebe, das Taxigewerbe und der Einzelhandel.

Hinweis
Aufgrund der Komplexität des Themas kann der vorliegende Artikel nur einige wichtige Punkte aufgreifen und die Problematik aufzeigen. Eine umfassende Darstellung ist in diesem Rahmen nicht möglich. Interessierte Leser können sich zur Vertiefung des Themas gerne an uns wenden.

Bargeldintensive Betriebe werden gründlich von der Finanzverwaltung geprüft, wobei in immer stärkerem Maße neue Prüfungsmethoden aus dem Bereich der digitalen Datenanalyse eingesetzt werden. Speziell geschulte Kassenprüfer sind mit der Kassentechnik bestens vertraut und decken Ungereimtheiten rigoros auf. Die Wirkungen für den geprüften Betrieb können verheerend sein. Durch Hinzuschätzungen des Betriebsprüfers bei den Umsätzen und den Gewinnen kann es zu umfangreichen Steuernachforderungen und auch zur Einleitung von Steuerstrafverfahren kommen.

Durch eine ordnungsgemäße Kassen- und Kassenbuchführung können solche Unannehmlichkeiten vermieden werden. Die Verpflichtung zur Kassenführung ist eng mit der Buchführungspflicht verknüpft und betrifft daher grundsätzlich Steuerpflichtige, die zur Führung von Büchern verpflichtet sind und ihren Gewinn durch eine Gewinn- und Verlustrechnung im Rahmen eines Jahresabschlusses ermitteln. Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, sind grundsätzlich nicht zur Kassen- und Kassenbuchführung verpflichtet.

Um die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu erfüllen, sollten bei der Kassenführung insbesondere folgende Punkte beachtet werden:

  • Die Kasse ist täglich zu führen. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Keine Buchung ohne Beleg! Für alle Tageseinnahmen und Tagesausgaben müssen Belege vorliegen. Für Privatentnahmen und Privateinlagen müssen Eigenbelege erstellt oder vorhandene Quittungen eingereicht werden.
  • Eintragungen im Kassenbuch müssen vollständig, korrekt, zeitgerecht und geordnet erfolgen.
  • Fehlerhafte Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist. Fehlerhafte Eintragungen dürfen also nicht einfach nachträglich verändert oder unkenntlich gemacht werden. Eine Berichtigung erfolgt durch einen neuen Eintrag.
  • Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand der Geschäftskasse verglichen werden kann (Kassensturzfähigkeit).
  • Der Kassenbestand darf nie negativ sein! Aus einer leeren Kasse kann man kein Geld herausnehmen.

Wesentliche Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Kassenführung ist die Existenz einer Geschäftskasse. Dabei sind folgende Kassenarten zu unterscheiden:

Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse (auch Schubladenkasse genannt) wird ohne technische Unterstützung geführt. Die Kasseneinnahmen eines Tages werden mithilfe eines fortlaufend nummerierten Kassenberichts durch Rückrechnung aus dem gezählten Kassenbestand ermittelt. Die Zählung erfolgt nach Geschäftsschluss. Der tägliche Zählnachweis sollte unter Angabe von Datum und Uhrzeit unterschrieben werden.

Elektronische Registrierkassen und PC-Kassensysteme

In der Praxis werden heute meist elektronische Registrierkassen und PC-Kassensysteme eingesetzt. Die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungserfordernisse beim Einsatz solcher Kassen ergeben sich aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 (BMF-Schreiben vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften), das auch als „neue Kassenrichtlinie“ bezeichnet wird und in engem Zusammenhang mit den Bestimmungen des § 147 der Abgabenordnung (AO) steht. Danach sind Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, 10 Jahre in elektronischer Form jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Neben den Journaldaten sind auch Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten aufzubewahren. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.

Alle zum jeweiligen Gerät gehörende Organisationsunterlagen sind aufzubewahren, insbesondere:
  • Die Bedienungs- oder Betriebsanleitung
  • die Programmieranleitung
  • alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts

Gerade EDV-Registrierkassen und PC-Kassensysteme können durch Umprogrammierungen in beliebiger Weise manipuliert werden. Deshalb muss für den gesamten Aufbewahrungszeitraum erkennbar und nachprüfbar sein, wie diese Kassen im Zeitpunkt der Auslieferung und Inbetriebnahme programmiert waren und ob bzw. in welchem Umfang nach der Inbetriebnahme der Kassen Programmeingriffe vorgenommen wurden. In seinem Urteil vom 25.03.2015 – X R 20/13 betont der Bundesfinanzhof (BFH), dass „bei einem programmierbaren Kassensystem das Fehlen der aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung und der Protokolle nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel darstellt, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse gleichsteht und der daher grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt“.

Die Anweisungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 gelten grundsätzlich ab diesem Tag. Zur Erfüllung der Anforderungen der Finanzverwaltung müssen jedoch an vielen Kassen Umrüstungen vorgenommen werden. Es gibt deshalb eine Übergangsregelung.

Registrierkassen, die den technischen Anforderungen des BMF-Schreibens bauartbedingt nicht oder nur teilweise genügen, dürfen übergangsweise noch bis zum 31.12.2016 eingesetzt werden.

Ist eine Umrüstung (Modernisierung) der Kasse technisch möglich (z. B. durch Anpassung der Software, Speichererweiterungen), muss die Kasse auf das neue System umgestellt werden.

Ist eine Modernisierung der Kasse technisch nicht möglich, kann die Kasse zwar noch bis 31.12.2016 verwendet werden, allerdings sind dann die Regelungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 (sog. „alte Kassenrichtlinie“) anzuwenden, die praktisch kaum einzuhalten sind und damit die Gefahr von Schätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung in sich tragen. Die Unmöglichkeit der Modernisierung einer Kasse muss zudem durch eine Bescheinigung des Herstellers der Kasse belegt werden.

In Anbetracht des Ablaufs der Übergangsfrist zum 31.12.2016 stehen viele Betriebe vor der Frage der Umrüstung oder Neuanschaffung eines Kassensystems. Die Geschäftskasse bildet eine wesentliche Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Kassenführung. Es sollte daher unbedingt darauf geachtet werden, dass das eingesetzte Kassensystem den Anforderungen der Finanzverwaltung genügt und dass die Regeln der Kassenführung beachtet werden. Viele Fehler bei der Kassenführung sind vermeidbar.

Eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung führt bei bargeldintensiven Betrieben dazu, dass bei einer Betriebsprüfung die Buchführung insgesamt als nicht ordnungsgemäß beurteilt wird. Damit aber entfalten die Ergebnisse der Buchführung, die erklärten Umsätze und Gewinne , keine Beweiskraft für die Besteuerung des Betriebs. In diesem Fall ist die Finanzverwaltung berechtigt und sogar verpflichtet, Hinzuschätzungen zu den Umsätzen und zum Gewinn vorzunehmen. Die finanziellen und wirtschaftlichen Folgen für den geprüften Betrieb können verheerend sein.

(Rechtsgrundlagen: BMF-Schreiben vom 26.11.2010, Bundessteuerblatt Teil I 2010, S. 1342, BMF-Schreiben vom 09.01.1996, Bundessteuerblatt Teil I 1996, S. 34, BFH-Urteil vom 25.03.2015 – X R 20/13, veröffentlicht am 22.07.2015, § 147 AO)

Veröffentlicht im Oktober 2015