Neuregelung der Reisekosten ab 2014 (Teil 2) – Änderungen beim Verpflegungsmehraufwand

Vereinfachung bei der Reisekostenabrechnung – Nur noch 2 Verpflegungspauschalen – Massive Kürzung des Verpflegungsmehraufwands durch Verpflegung während der Dienstreise

Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Dienstreise (beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit) sind nach wie vor steuerlich nicht mit den tatsächlichen Aufwendungen, sondern nur mit den im Einkommensteuergesetz geregelten Pauschalen zu berücksichtigen. Bis zum 31.12.2013 gilt die bisherige dreistufige Staffelung bei den Verpflegungspauschalen.

Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit von

  • mindestens 8 bis weniger als 14 Stunden: 6 EUR je Kalendertag
  • mindestens 14 bis weniger als 24 Stunden: 12 EUR je Kalendertag
  • 24 Stunden: 24 EUR je Kalendertag

Ab dem 01.01.2014 gibt es nur noch zwei Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber steuerfrei erstatten oder der Arbeitnehmer als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann.

Bei einer Auswärtstätigkeit von

  • mehr als 8 Stunden: 12 EUR je Kalendertag
  • 24 Stunden: 24 EUR je Kalendertag

Neu ist auch, dass bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung für den Anreise- und den Abreisetag, unabhängig von der Abwesenheitsdauer, eine Verpflegungspauschale von jeweils 12 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden kann. An- und Abreisetag werden dabei als Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

Wenn sich eine Tätigkeit über Nacht (aber ohne Übernachtung) auf zwei Kalendertage erstreckt und der Arbeitnehmer dabei insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, gilt die Verpflegungspauschale mit 12 EUR. In diesem Fall wird die Pauschale für den Kalendertag gewährt, auf den die überwiegende Abwesenheitszeit der mehr als 8 Stunden entfällt. Die Verpflegungspauschale bestimmt sich dabei nicht nach dem einzelnen Kalendertag, sondern durch Zusammenrechnung der beiden Tage zu einer Gesamtabwesenheitsdauer.

Die Verpflegungspauschale von 24 EUR (Abwesenheit von 24 Stunden) kann es nur bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit von mindestens 3 Tagen geben.

Beispiel:

  • Ein Arbeitnehmer unternimmt eine Dienstreise zu einem Kundentermin, der am Dienstag um 9.00 Uhr stattfindet. Aufgrund der großen Entfernung reist er bereits am Vortag an. Er fährt montags um 17.00 Uhr von seiner Wohnung los und übernachtet am Zielort. Nach dem Kundentermin reist er wieder ab und erreicht seine Wohnung am Mittwoch um 3.00 Uhr. Nach der bis 31.12.2013 geltenden Rechtslage kann der Arbeitnehmer lediglich einen Pauschbetrag von 24 EUR für die 24 Stunden Abwesenheit am Dienstag geltend machen. Die Abwesenheitsdauer am Montag und Mittwoch beträgt weniger als 8 Stunden. Für diese Tage wird keine Verpflegungspauschale gewährt. Ab 01.01.2014 kann für den An- und Abreisetag jeweils ein Pauschbetrag mit 12 EUR und für die 24 Stunden Abwesenheit am Dienstag der Pauschbetrag von 24 EUR geltend gemacht werden. Insgesamt können damit Verpflegungspauschalen von 48 EUR gewährt werden.

Nach dem neuen Reisekostenrecht ist somit bei mehrtägigen Dienstreisen keine Erfassung der tatsächlichen Abwesenheitszeiten mehr nötig. In diesen Fällen bringt die Neuregelung eine deutliche Vereinfachung mit sich. Bei eintägigen Dienstreisen reicht es aus, wenn eine Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden gewährleistet ist.

Beispiel:

  • Der Arbeitgeber bucht für eine Dienstreise eines Arbeitnehmers eine Fahrkarte mit Reservierung bei der Deutschen Bahn. Aus den Buchungsdaten ergibt sich eine Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden, die durch das Bahnticket belegt ist. Damit kann die Verpflegungspauschale mit 12 EUR ohne weitere Aufzeichnungen über die Abwesenheit geltend gemacht werden.

Werden Arbeitnehmer während oder anlässlich einer Dienstreise von ihrem Arbeitgeber oder auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten verpflegt (Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber) sind ab 2014 die Verpflegungsmehraufwendungen zu kürzen

  • für ein Frühstück um 20% von 24 EUR = 4,80 EUR (bisher 1,60 EUR amtlicher Sachbezugswert)
  • für ein Mittag- bzw. Abendessen um 40% von 24 EUR = 9,60 EUR(bisher 2,93 EUR amtlicher Sachbezugswert)

Beispiel:

  • Ein Mitarbeiter nimmt von Montag bis Mittwoch an einem Seminar in Hamburg teil. Er übernachtet in einem Hotel. An den Seminartagen erhält er ein Mittagessen vom Seminarveranstalter. Daraus ergibt sich folgende Reisekostenabrechnung:
    Verpflegungsmehraufwand:
    Anreisetag Montag 12,00 EUR
    Dienstag (Abwesenheit 24 Stunden)24,00 EUR
    Rückreisetag Mittwoch12,00 EUR
    Summe Verpflegungsmehraufwand48,00 EUR
    Kürzung wegen Verpflegung:
    2 x Frühstück (Dienstag und Mittwoch) 2 x 4,80 EUR 9,60 EUR
    3 x Mittagessen (Montag bis Mittwoch) 3 x 9,60 EUR 28,80 EUR
    Summe Kürzung-38,40 EUR
    Steuerfreie Erstattung Verpflegungsmehraufwand9,60 EUR

Nach der bis 2013 geltenden Regelung könnte die Verpflegung mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Dabei ergibt sich in unserem Beispiel folgende Berechnung:

Summe Verpflegungsmehraufwand48,00 EUR
Kürzung wegen Verpflegung:
2 x Frühstück (Dienstag und Mittwoch) 2 x 1,60 EUR3,20 EUR
3 x Mittagessen (Montag bis Mittwoch) 3 x 2,93 EUR8,79 EUR
Summe Kürzung-11,99 EUR
Steuerfreie Erstattung Verpflegungsmehraufwand36,01 EUR

Für die Kürzungsbeträge ist es gleichgültig, welche Tagessätze einem Arbeitnehmer tatsächlich zustehen. Nach der neuen Reisekostenregelung wird ab 2014 erhaltene Verpflegung mit wesentlich höheren Werten angesetzt. Dies führt zu deutlich geringeren Auszahlungen an die Arbeitnehmer. Die betroffenen Arbeitnehmer werden die Auswirkungen der neuen Reisekostenregelungen somit unmittelbar zu spüren bekommen.

Hinweis:

Bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber anlässlich von Auswärtstätigkeiten muss in der Lohnsteuerbescheinigung ab 2014 der Großbuchstabe „ M“ ausgewiesen werden, damit das Finanzamt die bei der Einkommensteuerveranlagung vorzunehmende Kürzung der Werbungskosten erkennen kann.

(Rechtsgrundlagen: § 9 Abs. 4a EStG i. d. Fassung ab 2014 – Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts)

Veröffentlicht im November 2013