Neuregelung der Reisekosten ab 2014 (Teil 1) – Erste Tätigkeitsstätte ersetzt regelmäßige Arbeitsstätte

Bisherige Rechtsprechung zur regelmäßigen Arbeitsstätte wird gegenstandslos – Berufliche Auswärtstätigkeit wird neu definiert – Nachteile für Arbeitnehmer

Zum 01.01.2014 tritt die Neuregelung des Reiskostenrechts in Kraft. Damit ändert sich einiges. In zwei Artikeln behandeln wir schwerpunktmäßig zunächst den Ersatz der bisherigen regelmäßigen Arbeitsstätte durch die erste Tätigkeitsstätte und danach die Änderungen beim Verpflegungsmehraufwand.

Viele Jahre beschäftigte der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte die Richter des Bundesfinanzhofs. Eine gesetzliche Definition des Begriffs gab es nicht. Erst in jahrelanger Rechtsprechung wurde präzisiert, was unter einer regelmäßigen Arbeitsstätte zu verstehen ist. Die noch bis Ende 2013 maßgebliche regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der auf Dauer angelegten beruflichen Tätigkeit eines Arbeitnehmers. Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, welcher der Arbeitnehmer zugeordnet ist. Diese Einrichtung sucht er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder auf. Unerheblich sind dabei Art, Umfang und Inhalt der Tätigkeit, die der Arbeitnehmer ausführt.

Mit der Anwendung des neuen Reisekostenrechts wird der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ ab dem Jahr 2014 durch den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Damit wird gleichzeitig die über viele Jahre entwickelte Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur Abgrenzung und Definition einer regelmäßigen Arbeitsstätte gegenstandslos.

Jetzt liefert die gesetzliche Neuregelung des § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) in Absatz 4 eine detaillierte Definition des Begriffs der ab 2014 maßgeblichen ersten Tätigkeitsstätte.

Die erste Tätigkeitsstätte wird definiert als ortsfeste betriebliche Einrichtung:

  • des Arbeitgebers
  • eines verbundenen Unternehmens (Konzernunternehmen)
  • eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten

der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Der Arbeitnehmer kann pro Dienstverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben.

Der reisekostenrechtliche Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ist damit durch 2 Voraussetzungen charakterisiert:

  1. Das Vorhandensein einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung (des Arbeitgebers oder eines Dritten)
  2. die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu diesem Tätigkeitsort

Die erste Tätigkeitsstätte wird vorrangig durch die arbeits- und dienstrechtliche Zuordnung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber festgelegt (arbeitsvertraglich oder durch Weisungen des Arbeitgebers geregelte Zuordnung). Nur wenn es an einer arbeits- oder dienstrechtlichen Zuordnung durch den Arbeitgeber fehlt oder diese Zuordnung nicht eindeutig bestimmt werden kann, wird alternativ auf quantitative Kriterien, nämlich auf die im Gesetz genannten Zeitvorgaben, zurückgegriffen.

Die dauerhafte Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte erfolgt in diesem Fall, wenn der Arbeitnehmer zeitlich in der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten

  • typischerweise arbeitstäglich,
  • 2 volle Arbeitstage pro Woche oder
  • 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden soll. Auf den Umfang der Tätigkeit kommt es nicht an.

Im Zweifel ist die räumliche Nähe der Tätigkeitsstätte zur Wohnung des Arbeitnehmers maßgeblich. Dann ist die Tätigkeitsstätte, die der Wohnung am nächsten liegt, die erste Tätigkeitsstätte. In jedem Fall gibt es höchstens nur eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis.

Beispiele:

  • Ein Arbeitnehmer ist 3 Tage pro Woche im Büro des Arbeitgebers und an den übrigen Tagen auf 2 Baustellen eingesetzt. Eine arbeitsrechtliche Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber liegt nicht vor. Damit greifen die gesetzlichen quantitativen Kriterien. Danach bildet das Büro des Arbeitgebers die erste Tätigkeitsstätte.
  • Ein Filialleiter betreut 5 Filialen eines Unternehmens. In jeder Filiale ist er 1 Tag tätig. Der Arbeitgeber hat keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt. Damit liegt weder eine arbeitsrechtliche noch eine Zuordnung nach quantitativen Kriterien vor. Die erste Tätigkeitsstätte ist somit die Filiale, die der Wohnung des Filialleiters am nächsten liegt.

Man kann wohl davon ausgehen, dass es in der betrieblichen Praxis an arbeitsrechtlichen Zuordnungen der ersten Tätigkeitsstätte fehlen wird, denn nach dem bis Ende 2013 noch gültigen Reisekostenrecht ist eine solche Zuordnung nicht relevant. Es empfiehlt sich daher, die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber bis zum 01.01.2014 nachzuholen, um die andernfalls erforderliche Zuordnung nach zeitlichen Kriterien zu vermeiden.

Ab dem 01.01.2014 entscheidet die erste Tätigkeitsstätte darüber, ob der jeweilige Einsatz eines Arbeitnehmers

  • eine berufliche Auswärtstätigkeit darstellt
  • (der Arbeitnehmer wird dabei nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig)
  • es sich um Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte handelt.

Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind nur beschränkt in Höhe der Entfernungspauschale mit 0,30 € je Entfernungskilometer (nur einfache Entfernung) abzugsfähig. Ein Fahrtkostenersatz durch den Arbeitgeber führt in diesem Fall zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn. Bei der Überlassung eines Firmenfahrzeugs an den Arbeitnehmer ist für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein geldwerter Vorteil mit 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat zu versteuern.

Wenn es aber keine erste Tätigkeitsstätte gibt, ist der Arbeitnehmer in seinem Dienstverhältnis dauerhaft auswärts tätig. Damit stellen auch die Fahrten von der Wohnung zur Arbeit Dienstfahrten im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit dar. Für diese Fahrten kann der Arbeitnehmer entweder die ihm tatsächlich entstandenen nachgewiesenen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen oder den pauschalen Abzugsbetrag von 0,30 € je gefahrenem Kilometer (hin und zurück) ansetzen. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer in gleicher Höhe einen steuerfreien Fahrtkostenersatz gewähren. Nutzt der Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug, ist in diesem Fall kein geldwerter Vorteil zu versteuern (da es ja keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gibt).

Mit der Maßgeblichkeit der ersten Tätigkeitsstätte werden sich für viele Arbeitnehmer ab 2014 spürbare Nachteile ergeben. Beispielsweise hat die Erweiterung des Arbeitsstättenbegriffs auf betriebsfremde Einrichtungen eines Dritten zur Folge, dass ein längerfristiger Einsatz bei einem Kunden keine berufliche Auswärtstätigkeit mehr darstellt. Der Arbeitnehmer kann für die Tätigkeit an diesem Einsatzort keine steuerfreien Reisekostenerstattungen vom Arbeitgeber mehr erhalten. Die Fahrten zu diesem Einsatzort sind keine Dienstfahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit mehr, sondern sie fallen als Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ab 2014 unter die Bestimmungen der Entfernungspauschale (kein steuerfreier Kostenersatz durch den Arbeitgeber und nur noch ein auf die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte beschränkter Werbungskostenabzug). Bisher wurde durch die Tätigkeit bei einer arbeitgeberfremden Einrichtung keine regelmäßige Arbeitsstätte begründet. Selbst wenn die Tätigkeit bei einem Kunden über einen langen Zeitraum angelegt war, lag eine für den Arbeitnehmer steuerlich günstigere Auswärtstätigkeit vor.

Die ab dem 01.01.2014 geltenden Reisekostenbestimmungen bilden zunächst (noch) einen „rechtsprechungsfreien Raum“. Man kann wohl davon ausgehen, dass es nur eine Frage der Zeit sein dürfte, bis sich die ersten Steuerpflichtigen in dieser Sache mit dem Finanzamt streiten und die Gerichte wieder tätig werden müssen.

(Rechtsgrundlagen: § 9 Abs. 4 EStG i. d. Fassung ab 2014  –  Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts)

Veröffentlicht im Oktober 2013