Wenn schon Fahrtenbuch, dann aber richtig – Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch – manuelles und elektronisches Fahrtenbuch
Folgen eines nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs – Steuernachzahlungen drohen

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Nutzung zur Verfügung stellt, wird dieses betriebliche Fahrzeug in der Regel vom Arbeitnehmer auch für private Zwecke (privat veranlasste Fahrten) genutzt. Der geldwerte Vorteil aus dieser Nutzungsüberlassung ist lohnsteuerpflichtig und wird in der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers dokumentiert und der Besteuerung unterworfen. Die monatliche Abrechnung erfolgt dabei meistens - weil einfacher zu handhaben - pauschal nach der sog. 1%-Regelung (1% vom Bruttolistenneupreis des überlassenen Fahrzeugs). Hinzu kommt der ebenfalls pauschal ermittelte geldwerte Vorteil aus der Nutzung des Fahrzeugs für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Wird der Firmenwagen nur selten privat genutzt, kann es sich lohnen, die tatsächliche Privatnutzung durch das Führen eines Fahrtenbuches nachzuweisen und den zu versteuernden geldwerten Vorteil individuell zu ermitteln, da in diesem Fall die pauschale Ermittlung mit der 1%-Regelung zu einer höheren steuerlichen Belastung führt. Das richtige Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist jedoch sehr aufwendig.

Die Finanzverwaltung und auch der Bundesfinanzhof stellen strenge Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs.

Das Fahrtenbuch muss lückenlos und ohne Unterbrechung die Zuordnung jedes gefahrenen Kilometers zum betrieblichen/beruflichen bzw. privaten Bereich dokumentieren.

Bei betrieblichen/beruflichen Fahrten sind folgende Angaben erforderlich:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
  • Reiseziel und Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner/Kunden

Für Privatfahrten ist jeweils die Angabe der Kilometerzahl ausreichend. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind als solche im Fahrtenbuch zu bezeichnen.

Das Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form zu führen. Es darf nicht erst im Nachhinein anhand von gesammelten Notizen oder dem Terminkalender erstellt werden. Nachträgliche Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen müssen ausgeschlossen oder aber eindeutig als solche erkennbar sein.

Die Fahrten müssen einschließlich des am jeweiligen Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang dokumentiert werden.Alle Angaben zu den Fahrten müssen sich unmittelbar aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Eine Ergänzung des Fahrtenbuchs um weitere Aufzeichnungen (z. B. aus dem Terminkalender) ist nicht zulässig.

Das Fahrtenbuch kann manuell oder elektronisch geführt werden.

Bei der handschriftlichen Führung eines Fahrtenbuchs empfiehlt sich die Verwendung von gedruckten Heftchen, die für die Eintragung der erforderlichen Angaben bereits vorbereitet sind (im Schreibwarenhandel erhältlich). Die Daten sollten täglich eingetragen werden, damit sichergestellt ist, dass alle Fahrten vollständig und fortlaufend dokumentiert werden. Die manuelle Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist eine aufwendige Angelegenheit.

Hier versprechen elektronische Fahrtenbücher eine Erleichterung. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann in den PKW eingebaut werden (was natürlich mit höheren Kosten als die Verwendung eines Heftchens für die handschriftliche Führung eines Fahrtenbuchs verbunden ist) oder durch Verwendung eines entsprechenden EDV-Programms geführt werden. Das elektronische Fahrtenbuch erfasst alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel. Personell ergänzt werden muss die Angabe des dienstlichen Reisezwecks und des aufgesuchten Geschäftspartners/Kunden.

Von Seiten der Finanzbehörden gibt es für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs oder einer elektronischen Fahrtenbuchsoftware kein Zertifizierungsverfahren. Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs unterliegt deshalb immer einer Einzelfallprüfung, die regelmäßig im Zuge einer Lohnsteuer-Außenprüfung beim Arbeitgeber durchgeführt wird.

Vor der Anschaffung eines elektronischen Fahrtenbuchs sollte sichergestellt sein, dass dieses auch tatsächlich den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genügt und als „betriebsprüfungssicher“ ausgezeichnet ist.

Neben den technischen Voraussetzungen für das Führen eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs erfordert die steuerliche Anerkennung der Ordnungsmäßigkeit eines solchen Fahrtenbuchs aber auch, dass die Hard- und Software des elektronischen Fahrtenbuchs vom Anwender ordnungsgemäß bedient werden.

Grundsätzlich müssen elektronische Fahrtenbücher dieselben Anforderungen erfüllen, wie ein handschriftlich in Papierform geführtes Fahrtenbuch.

Im Hinblick auf die Erfordernis der zeitnahen Führung eines Fahrtenbuchs gilt für elektronische Fahrtenbücher eine Besonderheit. Hier lässt die Finanzverwaltung eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu und akzeptiert ein elektronisches Fahrtenbuch als zeitnah und damit ordnungsgemäß geführt, wenn die Angaben zum beruflichen Anlass der Fahrt innerhalb eines Zeitraums von bis zu 7 Tagen nach Beendigung der jeweiligen Fahrt vom Fahrer über ein Webportal bzw. am Computer eingetragen werden und alle übrigen Angaben bereits automatisch aufgezeichnet wurden. Dabei müssen die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung dokumentiert werden.

Ein in Form einer Excel-Tabelle geführtes Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung nicht als ordnungsgemäß anerkannt, da die Daten jederzeit geändert werden können, ohne dass diese Änderung eindeutig erkennbar wäre.

Das Problem bei handschriftlich oder elektronisch geführten Fahrtenbüchern zeigt sich meist erst dann, wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs verneint und damit nachträglich die günstige Besteuerung nach der Fahrtenbuchmethode vom Prüfer versagt wird. Anknüpfungspunkte hierfür sind u. a. Abweichungen bei den auf Reparatur-/ Inspektionsrechnungen oder TÜV-Berichten vermerkten Kilometerstands-Angaben. Danach würde die pauschale Versteuerung des geldwerten Vorteils aus der PKW-Überlassung mit der sog. 1%-Regelung unter Umständen zu erheblichen Steuer- und Zinsnachzahlungen für mehrere Jahre führen.

(Rechtsgrundlagen: BFH-Urteil vom 01.03.2012 – VI R 33/10, OFD Rheinland vom 18.02.2013, Kurzinformation Lohnsteuer-Außendienst Nr. 2/2013)

Veröffentlicht im August 2013