Steuerliche Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist bei Überschusseinkünften über 500.000 EUR

Durch das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz vom 29.07.2009 wurde eine Aufbewahrungspflicht bei den Überschusseinkünften, das sind die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie die sonstigen Einkünften (z. B. Renteneinkünfte), eingeführt.
Damit müssen jetzt auch Privatpersonen ab dem Besteuerungszeitraum 2010 Aufzeichnungen und Unterlagen über ihre Überschusseinkünfte aufbewahren, wenn sie eine bestimmte Einkommensgrenze überschreiten.
Betroffen sind Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte aus den genannten Einkunftsarten mehr als 500.000 EUR im Jahr beträgt.
Bei Verheirateten gilt diese Einkunftsgrenze - auch bei Zusammenveranlagung - für jeden Ehegatten.

Nach § 147a Satz 1 der Abgabenordnung (AO) haben diese Steuerpflichtigen alle Aufzeichnungen und Unterlagen aufzubewahren, die für die Einnahmen und Werbungskosten bei den vier Überschusseinkünften relevant sind.

Das können z. B. sein:
  • Bei den Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit: Unterlagen über angesetzte Werbungskosten
  • Bei den Kapitaleinkünften: Erträgnisaufstellungen, Kontoauszüge, Abrechnungen über den An- und Verkauf von Wertpapieren
  • Bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung: Mietverträge, Bankauszüge, Betriebskostenabrechnungen mit den entsprechenden Unterlagen
  • Bei den sonstigen Einkünften: alle Unterlagen, die Einnahmen und Werbungskosten belegen
Die Aufbewahrungsfrist beträgt in diesem Fall 6 Jahre. Sie beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind.
Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange Unterlagen für Steuern bedeutsam sind, für die die allgemeine Festsetzungsfrist von 1 bis 4 Jahren noch nicht abgelaufen ist. Die Durchführung einer steuerlichen Außenprüfung oder ein anhängiges Einspruchsverfahren hemmen diese Frist.

Die Aufbewahrungspflicht bei Überschusseinkünften beginnt mit dem Kalenderjahr, das dem Jahr folgt, in dem der Grenzwert von 500.000 EUR überschritten wird.
Bereits ein einmaliges Überschreiten der Grenze (z. B. durch ein Grundstückveräußerungsgeschäft) löst die Aufbewahrungspflicht und die 6-jährige Aufbewahrungsfrist aus.

Die Aufbewahrungspflicht besteht mindestens 5 Jahre. Sie endet erst, wenn 5 Jahre hintereinander die Summe der positiven Übeschusseinkünfte den Betrag von 500.000 EUR je Kalenderjahr nicht überschreitet.

(Rechtsgrundlage: § 147a AO)
Veröffentlicht im März 2012