Aufbewahrungspflichten für Unternehmen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für steuer- und bilanzrelevante Unterlagen - Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen - Erleichterter Datenzugriff durch das Finanzamt

Die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.
Jeder, der nach dem Steuer- oder dem Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, ist auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Rechtsgrundlagen für die Aufbewahrung von Unterlagen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten betreffen nur Kaufleute. Die durch die AO begründeten steuerrechtlichen Pflichten berühren alle Steuerpflichtigen, die aufgrund steuerrechtlicher Normen einer Aufzeichnungs- oder Buchführungspflicht unterliegen.
Auch Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, haben die der Gewinnermittlung zugrunde liegenden Belege aufzubewahren.

Dabei sind Aufbewahrungsfristen von 6 und 10 Jahren zu beachten.
10 Jahre sind z. B. aufzubewahren:
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Handelsbücher, Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Verträge (soweit sie Buchungsgrundlagen sind), Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge sowie Lohn- und Gehaltslisten)
6 Jahre sind z. B. aufzubewahren:
  • Ein- und Ausfuhrunterlagen, Betriebsprüfungsberichte, Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages), Frachtbriefe, Handels- und Geschäftsbriefe, Geschenknachweise, Unterlagen für Investitionszulage, Kassenzettel, Mahnungen und Mahnbescheide, Miet- und Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages), Schriftwechsel, Verträge, die keine Buchungsgrundlagen sind)
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgeschickt worden oder der Buchungsbeleg sowie die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Unterlagen sind im Original (z. B. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen) oder so aufzubewahren, dass sie bildlich mit dem Original übereinstimmen (z. B. Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege)

Besondere Aufbewahrungsvorschriften gelten für elektronische Rechnungen.
Diese müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden (Ausdruck und Aufbewahrung in Papierform genügt nicht).
Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche Aufbewahrungsfrist wie für Rechnungen in Papierform (10 Jahre). Es muss gewährleistet sein, dass die elektronischen Rechnungen innerhalb dieser Frist jederzeit eingesehen werden können. Die Dateien müssen so gespeichert werden, dass die Aufbewahrung - auch z. B. bei Defekt und Austausch von PCs oder Servern - gewährleistet ist.

Infolge der reduzierten Anforderungen an die elektronische Rechnungslegung dürfen im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau auch elektronisch gespeicherte elektronische Rechnungen eingesehen werden.
Die Finanzverwaltung hat damit das Recht, ohne Ankündigung und somit ohne "Vorwarnzeit" die gespeicherten Daten einzusehen und zu diesem Zweck das Datenverarbeitungssystem des geprüften Unternehmens zu nutzen.
Bisher war der Datenzugriff durch das Finanzamt nur im Rahmen einer Außenprüfung zulässig.

(Rechtsgrundlagen: § 147 AO und § 257 HGB)
Veröffentlicht im Februar 2012